Hinweise für Datenschutzerklärung

Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO für die

Kursteilnehmenden

Zur Vereinfachung der Kursorganisation und Erstellung von Kursfeedbacks nutzen wir den KursManager und die App der Vivlico GmbH & Co. KG. Wir haben mit der Vivlico GmbH & Co. KG einen Auftragsverarbeitungvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

1. Kursorganisation

Ein Teil der personenbezogenen Daten, die bei der Kursanmeldung angegeben werden, einschließlich Vor- und Nachname, Sportart, Könnensstufe, Alter und E-Mail, werden an Vivlico übermittelt, um eine optimale Gruppeneinteilung sowie Vor- und Nachbereitung zu ermöglichen. Der jeweilige Kurscoach erhält die mit der

Gruppeneinteilung übermittelten personenbezogenen Daten einschließlich Vor- und Nachname, Sportart, Könnensstufe und Alter bis zum Kursabschluss zur Einsicht per App übermittelt, um gegebenenfalls kurzfristige Anpassungen vornehmen zu können. Melden sich Teilnehmende erneut zu einem Kurs an, werden diese

Informationen reaktiviert.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren haben wir als Verantwortlicher ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der optimalen Gruppeneinteilung sowie Vor- und Nachbereitung des Kurses.

Die Daten werden so lange gespeichert, bis wir als Verein die Daten eigenständig im KursManager löschen oder die Löschung durch die Teilnehmer beauftragt wird.

2. Feedback mit Lernerfolgen für Kursteilnehmende

Nach Abschluss des Kurses kann der Coach ein Feedback an die Teilnehmenden im durchgeführten Kurs abgeben. Das Feedback bezieht sich auf die Leistung der Teilnehmenden (z.B. Könnensstand, weiterführende Lernziele, durchgeführte

Lerninhalte, etc.). Diese Informationen können bei Folgekursen dem jeweiligen

Coach zur Verfügung gestellt werden, um eine bestmögliche inhaltliche Vorbereitung zu ermöglichen sowie eine Einschätzung der Teilnehmenden zu erhalten. Das Feedback, in Form einer digitalen Urkunde, kann Teilnehmenden per Mail direkt von Vivlico zugesandt werden.

Die Erstellung des Feedbacks beruht auf einem berechtigten Interesse nach Art. 6

Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir als Verantwortlicher haben ein berechtigtes Interesse,

Feedback zum Kursinhalt abzugeben, um Teilnehmenden die erreichten

Lernfortschritte mitzuteilen und Folgekurse zu optimieren.

3. Feedback mit Bildern und Videos für Kursteilnehmende

Im Rahmen des Kurses können zum Zwecke der bildlichen Dokumentation des persönlichen Fortschritts sowie zur Abgabe des Feedbacks durch den Coach Fotos und Videos von den Teilnehmenden angefertigt werden. Nach Abschluss des Kurses können diese jedem Teilnehmenden individuell über einen eigenen personalisierten Medienzugang zusammen mit dem Feedback als digitale Urkunde per Mail durch Vivlico bereitgestellt werden. Die Bilder und Videos können bei Folgekursen dem jeweiligen Coach während des Kurszeitraums zur Verfügung gestellt werden, um eine bestmögliche inhaltliche Vorbereitung zu ermöglichen sowie eine Einschätzung der Teilnehmenden zu erhalten. Dieses Feedback wird bei Vivlico gespeichert, so dass Teilnehmende ihre Lernfortschritte jederzeit einsehen können.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Teilnehmende können die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung bei uns als Verantwortlichen widerrufen. Bereits getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt. Die Bilder und Videos werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert bzw. bis zur Löschung der Daten durch uns als Verantwortlichen (siehe Nummer 1).

4. Online-Anmeldungen auf der Vereinswebsite bei Nutzung

Unsere Website nutzt die Online-Anmeldefunktion der Vivlico GmbH & Co. KG, um eine nutzerfreundliche und effiziente Möglichkeit zur Buchung unserer Kurse und Veranstaltungen anzubieten.

Die Bereitstellung dieser Funktion erfolgt im Rahmen unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um eine komfortable und sichere Online-Buchung zu ermöglichen. Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Anmeldung angegeben werden (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Kontakt- und Zahlungsdaten) werden an Vivlico zur technischen Abwicklung der Anmeldung übermittelt und verarbeitet. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Anmeldung, Organisation und Abwicklung der jeweiligen Kurse oder Veranstaltungen genutzt. Wir haben mit der Vivlico GmbH & Co. KG eine vertragliche Vereinbarung in Form eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Dieser Vertrag gewährleistet, dass Vivlico die personenbezogenen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten jederzeit geschützt und nur für die technisch notwendige Abwicklung der Online-Anmeldungen verwendet werden.

5. Mitgliederdatenbank

Zur digitalen und effizienten Mitgliederverwaltung, insbesondere zur Abwicklung des ​Aufnahmeverfahrens ​für ​Neumitglieder, ​zur ​Automatisierung ​des Beitragsmanagements und zur vereinfachten, schnellen Online-Anmeldung zu unseren Kursen und Veranstaltungen, nutzen wir die Mitgliederdatenbank der Vivlico GmbH & Co. KG als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Im Rahmen der Mitgliedschaft werden zur Verwaltung der Vereinszugehörigkeit sowie zur Abwicklung der Mitgliedsbeiträge personenbezogene Daten der Mitglieder verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankdaten (Kontoinhaber, IBAN), Abteilungszugehörigkeit, Mitglieder-ID, Beitrittsdatum sowie der jeweils zu zahlende Mitgliedsbeitrag.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses sowie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen des Vereins. Diese berechtigten Interessen liegen insbesondere in der ordnungsgemäßen Verwaltung der

Mitgliedsdaten, der Erhebung und Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen sowie in der Information der Mitglieder über Vereinsaktivitäten, Veranstaltungen und Neuerungen. Darüber hinaus dient die Verarbeitung der Daten dazu, dass sich Mitglieder unkompliziert zu Sportangeboten anmelden, mit Verantwortlichen des

Vereins über ihren persönlichen Mitglieder-Account kommunizieren sowie ihre Daten eigenständig verwalten und bei Änderungen aktualisieren können. Hierdurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert und die Datenqualität erhöht.

Die Daten werden ausschließlich für die genannten Zwecke verarbeitet und gespeichert, solange die Mitgliedschaft besteht bzw. solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern. Mitglieder haben das Recht, Auskunft über ihre gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten berichtigen zu lassen sowie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zudem besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt.

Speicherdauer und Löschung der Daten

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich ist. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten grundsätzlich gelöscht, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Bestimmte Daten müssen jedoch auch nach Austritt des Mitglieds weiterhin gespeichert werden:

● Buchungs- und Zahlungsdaten unterliegen den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB).

● Vertrags- und Geschäftsunterlagen sowie Korrespondenzen können einer Aufbewahrungspflicht von bis zu 6 Jahren unterliegen (§ 257 HGB).

Nach Ablauf dieser gesetzlichen Fristen werden die betreffenden Daten automatisch gelöscht. Daten, die nicht den genannten Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden unverzüglich nach Austritt und Wegfall des

Verarbeitungszwecks gelöscht.